FEPA è il software per la fatturazione elettronica ideato da Teamsystem per la Pubblica Amministrazione e per i privati. Da quando è scattato l’obbligo di emissione delle fatture elettroniche lo scorso 1° gennaio 2024, le aziende si sono dovute adeguare alle direttive della legge finanziaria e scegliere se utilizzare i servizi gratuiti offerti dall’Agenzia delle Entrate o affidarsi a software a pagamento proposti da gruppi come Teamsystem. La necessità di utilizzare un software specifico deriva dall’obbligo di elaborazione e invio delle fatture in formato Xml e di conservazione delle stesse per un periodo minimo di 10 anni. I vantaggi dei software a pagamento risiedono nella praticità di utilizzo, nella completezza delle operazioni consentite, nell’elevata efficienza e nella sicurezza proposta. Approfondiremo queste caratteristiche fornendo una guida d’uso per FEPA e per la piattaforma legata al software che corrisponde al nome di Agyo. Infine, scopriremo le opinioni di chi sta già utilizzando il software di Teamsystem per capire se è la scelta giusta da compiere.
Software FEPA di Teamsystem e piattaforma Aygo per la fatturazione elettronica 2024: guida per l’uso
Teamsystem ha creato FEPA, il software utile ed efficace per l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche, obbligatorie dall’inizio del 2024. Le aziende hanno avuto un periodo di tempo per prendere informazioni sulla fatturazione elettronica ed imparare le procedure da seguire, ora è il momento di applicare gli insegnamenti ottenuti perché la mancata emissione di fatture elettroniche significherebbe ottenere delle sanzioni non piacevoli. Se siete ancora in dubbio sul software e la piattaforma da utilizzare, potrete approfondire oggi la conoscenza con FEPA e Agyo (in precedenti articoli abbiamo presentato le soluzioni Danea e Aruba).
FEPA è il software in cloud la cui funzione è quella di permettere ad aziende della Pubblica Amministrazione e a Privati l’emissione di fatture in formato elettronico XML gestendo con semplicità l’intero processo di fatturazione. FEPA segue il cliente per tutta la fase procedurale. Crea e trasmette le fatture elettroniche, appone la firma digitale, monitora l’esito dell’invio, gestisce le notifiche dello SDI e conserva le fatture secondo le norme di legge. Il cliente stesso può costantemente monitorare lo stato delle proprie fatture utilizzando un cruscotto semplice da usare. Cruscotto che conterrà anche le fatture in bozza e che permetterà di controllare il residuo del pacchetto acquistato. Non è sempre necessario creare le fatture direttamente in FEPA. Grazie all’integrazione con i sistemi gestionali di Teasystem (come Alyante), il cliente potrà creare le fatture nel proprio ERP (Enterprice resource planning) e poi inviarle al software.
Tutte le operazioni sono possibili anche utilizzando un altro strumento predisposto da Teamsystem denominato Agyo. E’ il sistema di fatturazione elettronica dedicato ad aziende e studi. Comunica direttamente con il Sistema di Interscambio per rendere l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche a norma di legge e consente di gestire e controllare costantemente il flusso delle fatture. Con Aygo si creano le fatture elettroniche o si importano dal gestionale, si firmano velocemente e si inviano al destinatario in tempi brevi, si ricevono le fatture nel gestionale e si conservano per 10 anni tutti i documenti.
Una guida d’uso completa deve indicare le specifiche funzionali presentate dal software in maniera chiara e trasparente. Iniziamo dalla creazione delle fatture. Tra le specifiche troviamo l’upload dei file e la compilazione della fattura (del tutto simile alla compilazione di una fattura cartacea), la compilazione della fattura su modello smart, la compilazione guidata delle fatture con wizard, la compilazione della fattura su modello completo, il salvataggio delle fatture in compilazione come bozze, la visualizzazione in formato XML e PDF e il monitoraggio degli errori.
Per quanto riguarda l’emissione delle fatture, il software di Teamsystem consente l’invio delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, la possibilità di monitorare e filtrare le fatture inviate, la lettura delle notifiche di messaggi sulla fattura, la visualizzazione e il download della fattura stessa, l’invio PA, B2B e B2C, la possibilità di inviare in conservazione le fatture e l’utilizzo del codice destinatario.
Passiamo alla ricezione delle fatture, operazione che avviene tramite lo SDI e che permette di monitorare e filtrare le fatture elettroniche ricevute, di procedere con il download delle fatture ricevute e l’invio in conservazione, il collegamento delle fatture ricevute con ordine e DDT e, infine, la registrazione nella contabilità. Il software dispone, poi, di un’ultima interessante specifica funzionale, quella di supporto. Il cliente può richiedere assistenza, prenotare un Demo per provare le piattaforma prima di acquistarla, procedere con gli aggiornamenti dei prodotti, ottenere suggerimenti sul corretto utilizzo e approfittare di un dashboard panoramico.
Per iniziare a conoscere in maniera ancora più approfondita i software proposti da Teamsystem relativi alla fatturazione elettronica è opportuno registrarsi gratuitamente e senza impegno creando un account unico indispensabile per accedere ai servizi del gruppo sul sito www.teamsystem.com. La registrazione si compie semplicemente fornendo e-mail e creando una password. Volendo, poi, acquistare un software per l’emissione delle fatture elettroniche basterà accedere al sito e cliccare su “Vai allo Store”. Selezionando il software di proprio interesse si potrà procedere all’acquisto per iniziare il prima possibile ad inviare e ricevere fatture elettroniche.
Il sistema sembra semplice, completo, indiscutibilmente utile per soddisfare l’obbligo della fatturazione elettronica. Ma cosa ne pensano gli utenti che utilizzano o hanno utilizzato i software di Teamsystem?
Opinioni sul software di Teamsystem per la fattura elettronica
Cosa dicono aziende e privati del software per la fatturazione elettronica di Teamsystem? Le linee guida generali sono state tracciate e le molteplici funzionalità sembrerebbero fornire un quadro di un prodotto utile, completo e idoneo per ricevere ed inviare documenti in formato XML. Questo quadro corrisponde alla realtà? Secondo molti utenti, la risposta a questa domanda è positiva. L’interfaccia di semplice utilizzo, la velocità delle operazioni e la gestione costante del flusso di fatture unitamente all’intelligenza di FEPA e Aygo soddisfano i clienti e le loro relazioni con fornitori e la Pubblica Amministrazione.
Aspetti positivi dell’utilizzo del software emergono in base alla considerazione che l’eliminazione dei data entry per le fatture di acquisto permette una diminuzione notevole dei possibile errori nella fase dell’inserimento dei dati e che la contabilizzazione risulta decisamente più veloce e tecnologicamente intelligente. Agyo, per esempio, può autoapprendere i dati in relazione alle integrazioni o alle modifiche apportate dell’addetto contabile, riproponendole successivamente.
Opinioni positive riguardano anche i costi relativi sia all’acquisto del software che alla conservazione delle fatture. Il prezzo di acquisto di Aygo è di 25,00 euro annui più IVA per 50 fatture mentre quello di FEPA è di 89,00 euro più IVA all’anno per 50 fatture. La relazione tra offerta e costo è in linea con gli altri prodotti del mercato. Per quanto riguarda la conservazione delle fatture, grazie all’integrazione automatica con il sistema di conservazione digitale di Teamsystem non si avrà più la necessità di stampare le fatture, riducendo i costi della carta e di tutta la documentazione relativa all’archiviazione cartacea. Inoltre, si potrà risparmiare tempo nella ricerca delle fatture e si potranno recuperare spazi fisici.
Soddisfazione anche per quanto riguarda il servizio assistenza. L’assistenza risulta sempre disponibile e preparata professionalmente. Dubbi, problematiche, consigli, ogni informazione potrà essere richiesta per sfruttare nel migliore dei modi i servizi Teamsystem e gestire la fatturazione elettronica senza difficoltà. Il servizio assistenza, dunque, è sempre pronto a fornire gli aiuti necessari, ma l’interfaccia è talmente semplice ed intuitiva che difficilmente ci si imbatte in impedimenti. E’ facile creare nuovi utenti, risalire alle bozze delle fatture, configurare il certificato di firma, generare la liquidazione IVA, consultare la lista dei documenti inviati e ricevuti e compiere tante altre operazioni. Per veloci chiarimenti si può consultare la sezione “Help” in cui trovare, divisi per argomenti, i vari aiuti che spiegano passo dopo passo le azioni da compiere.
Gli utenti, infine, utilizzano con piacere la demo per provare il prodotto Agyo prima di acquistarlo. La prenotazione della demo si attiva online, sul sito ufficiale di Teamsystem, all’interno della piattaforma Agyo. Basterà accedere nel menu a destra ad “Help” e richiedere l’aiuto di uno specialista del prodotto. La demo ha una durata di 15 minuti, sufficienti per capire e seguire passo dopo passo le attività gestite con il software. Durante la prenotazione si potrà scegliere giorno e ora della demo e, successivamente, sarà possibile inserire i dati personali, l’indirizzo e-mail per ricevere la conferma della prenotazione e il numero telefonico per parlare con lo specialista durante l’appuntamento.
Una demo, dunque, per approfondire ulteriormente la conoscenza con la fatturazione elettronica di Teamsystem e convincersi definitivamente della validità del software prima di procedere con l’acquisto.
