L’obbligo di emissione della fattura elettronica ha portato i professionisti verso l’utilizzo di programmi di fatturazione elettronica gratis presenti nella rete. Esistono programmi gratuiti e versioni a pagamento che si distinguono per le operazioni che consento di svolgere e per la semplicità di utilizzo del software. In generale questi programmi consentono di inviare e ricevere le fatture nel formato XML obbligatorio per legge, di conservare le fatture emesse e ricevute, di usufruire di un archivio facile da gestire.
Tante operazioni in un unico programma che faciliteranno il lavoro di aziende e professionisti e soprattutto permetteranno loro di rispettare la nuova normativa entrata in vigore dallo scorso 1° gennaio 2024. Tale normativa ha stabilito, come accennato inizialmente, l’obbligatorietà di invio e ricezione delle fatture elettroniche in formato XML. Scopriamo, allora, come emettere una fattura elettronica gratis.
Guida gratuita all’uso dei programmi per inviare fattura elettronica nel 2024
Il web offre diverse possibilità per poter adempiere al compito previsto della Legge. L’unica opzione gratuita ha come protagonista l’Agenzia delle Entrate e i tre strumenti che mette a disposizione degli utenti per poter inviare e ricevere le fatture elettroniche. La predisposizione della fattura avviene necessariamente avendo a disposizione un computer, un tablet o uno smartphone con una connessione ad internet e un software adatto per la compilazione dei file di sola lettura nel formato XML. Il primo strumento che l’Agenzia delle Entrate propone è una procedura web a cui si accede entrando nel portale www.agenziaentrate.gov.it nella sezione “Fatture e Corrispettivi”, il secondo è un software da scaricare sul pc mentre il terzo strumento è un’app per tablet e smartphone chiamate “Fatturae” che si può scaricare dallo store Apple o Android.
Volendo utilizzare la procedura via web occorrerà essere in possesso delle credenziali SPID oppure Fisconline o la Carta Nazionale dei servizi per poter accedere alla sezione “Fatture e Corrispettivi”. Al primo utilizzo, il professionista dovrà accuratamente controllare i propri dati in qualità di fornitore cedente o prestatore che il sistema mostrerà automaticamente recuperandoli dall’Anagrafe Tributaria. Il sistema salverà le informazioni per non riproporre più la schermata negli utilizzi successivi. Il secondo passo sarà di inserire i dati del cliente avendo cura di compilare la voce “Codice Destinatario” con il codice di 7 cifre alfanumerico che il cliente avrà precedentemente comunicato. E’ l’indirizzo telematico a cui il sistema invierà la fattura elettronica e per questo motivo ha una rilevante importanza. Nel caso in cui il cliente utilizzi una PEC, nel campo Codice Destinatario si dovrà inserire 0000000 e riportare l’indirizzo della PEC nel campo “PEC Destinatario”.
Successivamente, il professionista dovrà inserire i dati relativi alla natura del servizio o del bene prestato, i valori imponibili, l’aliquota IVA e l’imposta come per la compilazione cartacea della fattura. Una volta conclusa la predisposizione della fattura elettronica, la procedura consentirà di ricontrollare tutti i dati e di salvare il file nel formato XML prima di inviarlo al cliente tramite il SDI, il Sistema di Interscambio, che rende la fattura valida.
Come funziona la fatturazione elettronica? Scopriamolo gratis attraverso la nostra guida
Siamo arrivati al momento in cui si dovrà inviare il documento al cliente. Esistono differenti procedure che si possono seguire. La prima modalità prevede l’utilizzo del servizio online che consente l’upload del file XML precedentemente salvato. La seconda viene compiuta utilizzando l’app citata in precedenza messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Rimangono, poi, la possibilità di inviare le fatture attraverso la PEC inviando il file come allegato all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it e utilizzando un canale telematico come FTP o WEB Service attivato in precedenza con il Sistema di Interscambio.
Una volta che il file verrà inviato al SdI, il sistema eseguirà dei controlli che, se superati, consentiranno la trasmissione della fattura all’indirizzo telematico indicato nel file. Per quanto riguarda la tempistica parliamo di un’arco temporale della verifica da parte del SdI che va da pochi minuti fino ad un massimo di 5 giorni qualora il numero di fatture prese in carico dal SdI sia elevato. Nel caso in cui la fattura non dovesse superare i controlli, il professionista o l’azienda riceverà una ricevuta di scarto che conterrà le informazioni sulle motivazioni legate al mancato invio del file. Se l’invio va a buon fine, invece, si riceverà la ricevuta della consegna che verrà salvata nell’area personale dell’utente. Il salvataggio non basta. La legge prevede la conservazione elettronica delle fatture, operazione che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei professionisti.
Le procedure proposte dall’Agenzia delle Entrate si rivolgono agli utenti che emettono un numero non eccessivo di fatture e sono le uniche ad essere gratuite. Online è possibile trovare programmi che consentono di effettuare le stesse procedure mostrate, ma prevedono dei costi annuali. Aruba, Teamsystem, Danea Easyfatt sono alcuni dei software che si possono utilizzare a pagamento qualora i servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate non siano sufficienti a soddisfare le proprie esigenze.
