La fatturazione elettronica ha semplificato – e velocizzato – non poco l’intero ciclo di fatturazione. Questo perché il sistema di fatturazione elettronica si basa sull’emissione di un documento in formato digitale che sostituisce il vecchio documento cartaceo e che viene inviato automaticamente al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, noto anche con l’acronimo SDI. In questo modo non solo è possibile semplificare l’iter di fatturazione ma anche di contrastare il più possibile i fenomeni di evasione e frode fiscale.
Vediamo quindi di cosa si tratta, come funziona e cosa succede quando mancano gli elementi essenziali per la sua emissione.
Cos’è e a cosa serve il codice destinatario nella fatturazione elettronica?
Quando si parla di fatturazione elettronica diventa di primaria importanza il ruolo giocato da un elemento fondamentale: il Codice destinatario.
Questo codice identifica la piattaforma sulla quale deve essere recapitata la fattura digitale e contestualmente comunica, a quello stesso Sistema, a chi recapitare le fatture.
In poche parole, il Codice Identificativo è quell’elemento che serve a indicare la persona specifica alla quale devono essere recapitate le eventuali fatture.
Quando viene compilata la fattura elettronica con l’apposito programma dedicato, il Codice Destinatario deve essere inserito nell’apposito campo chiamato Campo Destinatario. Il codice è univoco e composto da 7 cifre che identificano solamente quel cliente specifico al quale verrà recapitata la fattura elettronica.
A questo punto, una volta immesso il codice destinatario, la fattura compirà il seguente iter:
- compilazione della fattura con i dati relativi del cliente e il codice destinatario;
- recapito della fattura al SDI;
- identificazione del cliente a cui inoltrare la fattura;
- ricezione della fattura da parte del cliente a cui corrisponde il codice destinatario.
Dal percorso compiuto dalla fattura si comprende fin da subito quanto il codice destinatario sia quindi un elemento fondamentale ai fini dell’identificazione del destinatario corretto a cui inoltrare la fattura e un sistema ideato per consentire di inoltrare al cliente giusto la fattura destinata.
Cosa succede se non inserisco il codice destinatario SdI nella fattura elettronica?
Anche se l’inserimento del codice a sette cifre è fondamentale ai fini della corretta fatturazione elettronica, tuttavia non è un dato obbligatorio ai fini IVA.
In passato, questa manca di obbligatorietà rappresentava un rallentamento dell’iter di fatturazione e genera non poche complicanze, per ovviare a tutta una serie di disguidi che si venivano a creare nelle procedure di fatturazione, l’amministrazione finanziaria ha quindi optato per consentire ai fornitori di emettere fattura anche laddove non si conosca il codice cliente. Come? È molto semplice.
Il fornitore, nel momento della compilazione della fattura può:
- inserire l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
- codice convenzionale a 7 zeri.
Nel primo caso, quello in cui il cliente fornisce un indirizzo PEC, il campo destinatario può essere lasciato vuoto, poiché il SDI provvederà a inoltrare le fatture elettroniche direttamente all’indirizzo fornito dal cliente mentre il campo destinatario potrà essere lasciato vuoto, sarà poi il programma a riempire automaticamente il campo con il codice a 7 zeri che identifica che quel campo non deve essere considerato ai fini della fatturazione.
Nel secondo caso, invece, quello relativo al codice convenzionale, si può verificare quando il cliente non fornisce né codice destinatario né indirizzo PEC. Il SDI leggerà l’eventuale partita IVA, quando prevista o il Codice fiscale e recapiterà la fattura elettronica direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate nell’area (personale) Fatture e Corrispettivi.
Quest’ultimo caso è molto comune nel caso di clienti che operano in regime di vantaggio o forfettario, i quali non hanno l’obbligo di fatturazione elettronica e spesso non possiedono nemmeno un sistema per emettere elettronicamente le fatture e pertanto sono sprovvisti sia di Codice Destinatario sia di PEC. In questo caso sarebbe buona norma consegnare al cliente anche una copia cartacea della fattura con l’indicazione di dove prendere visione di quella elettronica, la quale ha valore ai fini fiscali.
Come ottenere il codice destinatario per la fatturazione elettronica
Ottenere quindi il codice destinatario è fondamentale per completare al meglio la procedura di fatturazione elettronica. Per ottenere il codice destinatario occorrerà registrarsi su un qualsiasi programma di fatturazione elettronica. Nel momento della registrazione verrà fornito un codice a 7 cifre che costituisce il codice destinatario; sarà proprio questo codice che dovrà essere poi fornito per ottenere le fatture elettroniche. Esistono due tipologie di codici:
- Codice destinatario B2B: il codice che si riceve con il programma di fatturazione, chiamato così perché un codice di comunicazione tra due imprese (Business to Business);
- Codice destinatario per privati senza partita IVA: destinato a chi non ha la partita IVA e non vuole aspettare i tempi lunghi di ricezione delle fatture sull’area Fatture e Corrispettivi, per ottenere questo tipo di codice basterà abbonarsi a un sistema di sola ricezione e conservazione delle fatture.
Controllo codice destinatario corretto o errato: come fare
Malgrado il Codice Identificativo individui univocamente il destinatario, potrebbe capitare che il codice destinatario contenga degli errori, dovuti magari a imprecisioni di battitura oppure anche a un’errata comunicazione del codice destinatario da parte del cliente. D’altra parte si tratta di un codice composto da 7 cifre e pertanto il rischio di incappare in errore è molto alto.
Pertanto per verificare se il codice destinatario sia corretto o errato, è opportuno procedere con una verifica preliminare, al fine di prevenire la creazione e l’invio di fatture errate, la cui rettifica allunga l’iter procedurale di fatturazione.
La possibilità di effettuare un controllo preliminare è offerta dai sistemi di fatturazione elettronica mediante la voce: Verifica Formale/ Verifica Anteprima (il nome della voce può variare a seconda del sistema utilizzato).
Questa opzione consente di lasciare in bozza la fattura e di sottoporla a una verifica formale in tutte le sue parti:
- se la fattura è corretta, cioè priva di errori che ne compromettono l’esito, allora potrà essere spedita senza problemi. Attenzione però, potrebbero comunque essere rilevati problemi o difformità (come ad esempio nei caratteri di scrittura) che comunque non compromettono il corretto recapito della fattura;
- se la fattura è scorretta, allora vuol dire che presenta irregolarità sostanziali che impediscono il corretto recapito al SDI.
Nella seconda ipotesi occorrerà perciò provvedere a correggere la fattura nei campi che verranno segnalati come scorretti.
